Einrichtung für Administratoren

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was ein Administrator tun muss, um WAKU Care für seine Organisation einzurichten.

Phase 1 — Grundlagen

1. Arbeitsbereich konfigurieren

1. Setzen Sie den Namen und die Adresse Ihrer Organisation
2. Wählen Sie Ihren Geschäftstyp (Endkunde, Service Team oder Hersteller)
3. Richten Sie Ihr Arbeitsbereich-Profil ein, falls Sie eine öffentliche Organisationsseite wünschen

2. Deployments erstellen

Erstellen Sie ein Deployment für jeden physischen Standort:

1. Navigieren Sie zu Deployments und erstellen Sie ein neues
2. Setzen Sie Name, Adresse und Zeitzone
3. Konfigurieren Sie Standard-Zuständige — wer neue Fälle und Arbeitsaufträge erhalten soll
4. Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails ein

Tipp

Nehmen Sie sich Zeit für die Deployment-Einstellungen. Standard-Zuständige und Benachrichtigungs-E-Mails sparen später erheblich Zeit.

3. Tag-System einrichten

Definieren Sie vor dem Hinzufügen von Geräten Ihre Tagging-Strategie:

1. Geräte-Tags erstellen — Wie möchten Sie Geräte kategorisieren?
2. Wartungs-Tags erstellen — Wie kategorisieren Sie Arbeiten?
3. Fall-Tags erstellen — Wie kategorisieren Sie Vorfälle?

Phase 2 — Geräte

4. Geräte registrieren

Wählen Sie Ihren Ansatz:

• Manuelle Eingabe — Geräte einzeln über die Oberfläche erstellen
• Massenimport — Aus CSV/Excel importieren für große Mengen

5. Gerätemodelle einrichten

1. Hersteller für Ihre Gerätelieferanten erstellen
2. Gerätemodelle mit Spezifikationen erstellen
3. Technische Dokumentation hochladen (Handbücher, Datenblätter, Sicherheitshinweise)

6. QR-Codes generieren

1. QR-Codes für jedes Gerät generieren
2. Drucken und physisch an den Geräten anbringen
3. Scannen testen

Phase 3 — Vorlagen & Verfahren

7. Arbeitsvorlagen erstellen

1. Alle wiederkehrenden Wartungsverfahren auflisten
2. Für jedes eine Arbeitsvorlage mit detaillierten Aufgabenchecklisten erstellen
3. Dauern, Anweisungen und Referenzdateien einbeziehen
4. Benötigte Ersatzteile pro Aufgabe angeben

8. Fall-Vorlagen erstellen

1. Häufig gemeldete Probleme identifizieren
2. Fall-Vorlagen mit standardisierten Beschreibungen und Lösungsvorschlägen erstellen
3. Bei Nutzung des Kundenportals auswählen, welche Vorlagen dort verfügbar sein sollen

Phase 4 — Automatisierung

9. Strategien und Gerätedaten-Monitore einrichten

1. Für zeitbasierte, wiederkehrende Verfahren eine Strategie mit festem Intervall erstellen
2. Für nutzungs- oder anomaliebasierte Automatisierung einen Gerätedaten-Monitor auf der passenden Metrik erstellen, mit der Aktion „Arbeitsauftrag erstellen“
3. Die passende Arbeitsvorlage verknüpfen
4. Geräte der Strategie bzw. dem Monitor zuweisen
5. Zunächst inaktiv/pausiert starten, Konfiguration prüfen, dann aktivieren

10. Kundenportal aktivieren (optional)

1. Kundenportal pro Deployment aktivieren
2. PIN festlegen und Portal-Inhalte konfigurieren
3. Verfügbare Fall-Vorlagen auswählen
4. QR-Codes an die Geräte verteilen

Phase 5 — Team

11. Team einladen

1. Zu Arbeitsbereich-Einstellungen > Nutzer & Berechtigungen gehen
2. Teammitglieder mit passenden Arbeitsbereich-Rollen einladen
3. Deployment-Rollen pro Standort zuweisen
4. Tagging-Konventionen und Verfahren kommunizieren

12. Lager einrichten (falls zutreffend)

1. Teilehersteller und Teilekategorien erstellen
2. Materialien für alle Ersatzteiltypen definieren
3. Lagerplätze einrichten
4. Anfängliche Bestandsmengen eingeben
5. Lagerbeschränkungen konfigurieren (Min-/Max-Bestände)

Laufende Administration

• Strategien überprüfen und anpassen
• Arbeitsvorlagen basierend auf Techniker-Feedback aktualisieren
• Teammitglieder verwalten
• Lagerbestände und Beschränkungswarnungen überwachen
• Tags verfeinern
• Fälle auf Muster prüfen, die neue Vorlagen oder Strategien erfordern